Privacybeleid Jong Nederland America

Jong Nederland America verwerkt persoonsgegevens.
Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Privacyverklaring
In de privacyverklaring geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Jong Nederland America via ledenadministratiesysteem PION van Jong Nederland Limburg. De privacyverklaring is terug te vinden op www.jnamerica.nl.

Lidmaatschapsregistratie
De lidmaatschapsregistratie verloopt via het secretariaat van Jong Nederland America. De gegevens worden middels een webformulier in een beveiligde database op de webserver bewaard. De ledenadministratie (gegevensbeheerder) en webmasters hebben enkel inzicht in deze gegevens. Zodra het lidmaatschap ingaat, worden de gegevens geregistreerd in PION en wordt de informatie op papier in een afgesloten ruimte bewaard.

Relevante gezondheidsinformatie
In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën en medicijngebruik. Jong Nederland America mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

Kamp-bivakformulieren
Jong Nederland America hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere bijeenkomst, zoals een bivakovernachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van het kamp- bivakformulier die per activiteit hard-copy dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende groep als genoemd op het formulier en/of kampleider. Het formulier wordt direct na afloop van de activiteit vernietigd.

Registratie activiteiten
Voor de aanmelding van activiteiten op provinciaal niveau wordt gebruikgemaakt van het ledenadministratieprogramma PION van Jong Nederland Limburg. De gegevens worden dan via een webformulier in een beveiligde database op de webserver bewaard. Er worden geen herleidbare persoonsgegevens geregistreerd.

Financiële gegevens
Contributies worden contant of via de bank voldaan aan Jong Nederland America. De financiële administratie van deze gegevens wordt gedaan door de penningmeester van de Jong Nederland America. Alleen hij/zij heeft inzicht in deze gegevens.

Contactlijsten
Iedere groep heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende groep, de penningmeester en het secretariaat van Jong Nederland America en worden in een afgesloten ruimte bewaard.

Online media
Bestuur en groepen van Jong Nederland America communiceren met (ouders van) leden middels, telefoon, mail en/of WhatsApp via het opgegeven e-mailadres of telefoonnummer bij de lidmaatschapsregistratie. Er is altijd een mogelijkheid voor uitschrijving. Meld dit dan aan het secretariaat van Jong Nederland America.
Op www.jnamerica.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen. Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website.

Beeldmateriaal
Vrijwilligers van Jong Nederland America maken foto’s en video’s van diverse activiteiten als herinnering voor haar leden en ten behoeve van promotie van Jong Nederland America. Bij het maken en delen van foto- en videomateriaal houden we uiteraard zo veel mogelijk rekening met de waardigheid van haar leden. We zullen hier zorgvuldig mee om gaan. Bij de lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming voor publicatie is altijd in te trekken.

Communicatie
Het privacybeleid van Jong Nederland America is terug te vinden via www.jnamerica.nl en op te vragen via het secretariaat op secretariaat@jnamerica.nl.

Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken’ gemeld bij Jong Nederland Limburg. Na melding van een datalek heeft Jong Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geďnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd en zal dit binnen 72 uur melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Jong Nederland America binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (secretariaat@jnamerica.nl). Conform het privacybeleid wordt dit verzoek dan in behandeling genomen.